Čas na archivaci! Jak správně archivovat daňové doklady?

Jako podnikatel i firma musíte ze zákona archivovat mnoho účetních dokladů. To však není jen tak. Doba archivace se liší podle druhu dokumentu od 3 do 30 let. A někdy je ke zničení navíc dokonce potřeba skartační povolení. Jak na archivaci dokumentů jako OSVČ?  Přinášíme přehled i několik užitečných tipů, které vám mohou pomoci proměnit vaše podnikání.

Archivujte důležité dokumenty – elektronicky nebo fyzicky?

Důležité účetní dokumenty, jako jsou faktury, účetní zápisy, bankovní výpisy a smlouvy, je nezbytné správně archivovat. To můžete zpravidla učinit dvěma způsoby – elektronicky nebo fyzicky. Můžete si zvolit tradiční způsob archivace papírových dokumentů, který obvykle vyžaduje velké množství archivních složek nebo šanonů. Při fyzické archivaci dbejte především na to, aby byly listiny patřičně chráněny v obalech. Uskladněte je na co nejméně rizikovém místě, kde nehrozí vytopení, požár ani jiné poničení.

Zvolit můžete ale i levnější a ekologičtější variantu elektronické archivace. Přestože se tak nemusí zprvu zdát, tato možnost vyžaduje víc než jen to, že dokumenty naskenujete a uložíte do počítače. U elektronických dokumentů musíte splnit podmínky věrohodnosti původu, neporušitelnosti obsahu a čitelnosti. Pokud všechny tři podmínky splníte, dokumenty si můžete uložit. Po uložení je nezapomeňte také zálohovat. K tomu můžete využít například externí disk nebo cloudové úložiště. Pomocí elektronické archivace si zajistíte přístup k důležitým informacím o svých financích odkudkoli a kdykoli. Více o vedení účetnictví online se dočtete v našem článku.

Jak dlouho archivovat?

Podle zákona o daních z příjmů musíte jako OSVČ archivovat takové doklady, které souvisí se stanovením daně z příjmů. Archivační lhůta se liší podle typu dokladu od 3 do 30 let. Začíná běžet zpravidla na začátku následujícího roku, ve kterém byly dokumenty vyhotoveny.

Jak dlouho tedy musíte doklady archivovat?

Doba archivace	Typy dokumentu
3 roky	stejnopisy evidenčních listů
5 let	účetní záznamy dokládající formu vedení účetnictví účetní doklady účetní knihy účtový rozvrh odpisové plány inventurní soupisy
10 let	účetní uzávěrka výroční zpráva daňové doklady pro DPH
30 let	mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění* *pokud zaměstnanec pobírá starobní důchod, lhůta se zkracuje na 10 let
není třeba archivovat	daňové přiznání (pouze archivace podkladů, na jejichž základě bylo vyplněno)
doba archivace je různá	smlouvy (doba se liší podle druhu smlouvy)

Vytvořte si archivační systém

Důležitým krokem, který vám pomůže s otázkou, jak správně archivovat, je udržování pořádku v účetních papírech. Pokud budete mít ve svých účetních dokladech pořádek, ušetříte čas, zjednodušíte si práci a snadněji splníte své daňové povinnosti. Snadným způsobem k udržení pořádku je například třídění dokumentů. Vytvořením jednotlivých kategorií nebo složek pro každý typ dokumentu si zajistíte jejich snadnou dostupnost a uspořádanost. Můžete si například vytvořit samostatné složky pro faktury, bankovní výpisy, daňové přiznání atd. V rámci každé složky můžete dále vytvořit podsložky pro jednotlivá období – měsíce nebo roky. Pomocí správných označení a datování dokumenty snadno identifikujete a zkrátíte si čas při jejich vyhledávání.

Pomocníkem při nastavení správného systému pro vás mohou být také online účetní programy. Vedení účetnictví online je pro OSVČ v dnešní době stále populárnější volbou právě díky inteligentním programům, které nabízejí funkce, jako je vystavování faktur, sledování plateb, správa výdajů nebo generování finančních zpráv, a umožňují vám tak snadno a efektivně spravovat veškeré účetní záležitosti. Mnoho z nich je navíc možné synchronizovat s vaším bankovním účtem, což vám ušetří čas při zadávání transakcí ručně. Při výběru online účetního programu zvažte vaše potřeby, rozpočet a přednosti ve vašem podnikání. Pokud si nevíte rady nebo se ve využívání online účetních programů necítíte dostatečně zběhlí, neváhejte a obraťte se na nás. 

Nezapomeňte na pravidelné aktualizace

Správný systém a organizace jsou sice základem, ale k udržení nastaveného pořádku je třeba nezapomínat i na aktualizování vašeho účetnictví. Pohlídejte si, že jsou všechny vaše doklady aktuální a víte, jak správně archivovat. Pomoci vám v to může například nastavení pevně stanoveného času, který budete věnovat zadávání a aktualizování účetních záznamů. To vám pomůže udržet aktuální přehled o svých příjmech, výdajích a stavu účtu. Podle potřeby si tento časový blok můžete nastavovat každý týden, měsíc nebo v delším časovém horizontu. Ujistěte se také, že své účetnictví pravidelně zálohujete, abyste minimalizovali riziko ztráty dat.

Zvažte spolupráci s odborníkem

Pokud se účetnictvím cítíte přetížení nebo si stále nejste jisti správným postupem, zvažte, zda pro vás nebude výhodnější spolupracovat s odborníkem, který poradí, jak správně archivovat. Jakožto firma s certifikovanými účetními vám můžeme poskytnout cenné rady a pomoc při udržování pořádku ve vašich účetních papírech. Díky spolupráci s námi také minimalizujeme vaše chyby a zajistíme vám dodržení všech daňových a účetních předpisů.

Udržování pořádku v účetních papírech a správná archivace účetních dokumentů jsou klíčové pro úspěšnou správu vašich finančních záležitostí jako OSVČ. Efektivní archivace dokumentů, vedení účetnictví online a organizovaný systém správy vám umožní snadněji se orientovat ve vašich účetních záležitostech, ušetřit čas a minimalizovat stres spojený s finančními povinnostmi. Je dobré proto zvážit investici do správného systému a spolupráce s odborníkem. Vaše účetní papíry s námi budou vždy v dokonalém pořádku.