Datová schránka – Proč ji mít a jak s ní pracovat?

Datová schránka je denním chlebem každého podnikatele. Usnadňuje zejména komunikaci s úřady a institucemi a založí vám ji automaticky při zapsání do živnostenského nebo obchodního rejstříku. Slouží k bezpečné a elektronické výměně dokumentů, díky čemuž šetří čas, náklady a zvyšuje přehlednost ve vaší podnikatelské agendě. V tomto článku si vysvětlíme, kdo datovou schránku musí mít, jaké výhody nabízí a jak vám se správnou vaší datové schránky můžeme pomoci my.

Pro koho je datová schránka povinná?

Datová schránka je povinná pro všechny právnické osoby, jako jsou společnosti s ručením omezeným, akciové společnosti a další firmy. Od roku 2023 se povinnost zřídit si datovou schránku rozšířila i na všechny podnikající fyzické osoby. Jakmile se stanete OSVČ, datová schránka vám bude automaticky aktivována bez nutnosti žádat o její zřízení. Nepodnikající fyzické osoby mají možnost zřídit si datovou schránku dobrovolně a ti, kdo si chtějí usnadnit komunikaci s úřady, toho tak většinou využívají.

Jaké jsou výhody datové schránky?

Hlavní výhodou datové schránky je jednoduchost a rychlost. Komunikace s úřady je výrazně efektivnější, protože vše probíhá elektronicky. Nemusíte chodit na poštu nebo úřad ani čekat na doručení důležitých dokumentů. Kromě času tak šetříte i náklady na tisk dokumentů a poštovné. Datovka navíc funguje jako archiv, ve kterém máte přehledně uloženou veškerou komunikaci. Kdykoliv se tak můžete vrátit zpět v čase a dohledat dokument nebo zprávu, kterou zrovna hledáte.

Bezpečnost datové schránky

Při komunikaci skrz datovku nemusíte mít obavy o její bezpečnost. Ochrana proti neoprávněnému přístupu tu funguje skvěle, čehož si můžete všimnout už při samotném přihlášení. To je navrženo tak, aby bylo maximálně bezpečné a chránilo vaše citlivé údaje. Můžete se přihlásit tradičně jménem a heslem, což je nejběžnější způsob, ale doporučujeme využívat i snadného a bezpečného dvoufaktorového přihlášení pomocí mobilního klíče nebo Identity občana. Stačí jen mít v telefonu stažené aplikace.

Datová schránka: Jak nastavit notifikace?

Mít přehled o doručených zprávách je při používání datovky zcela zásadní. Jakákoliv písemnost se totiž považuje za doručenou ve chvíli, kdy vám přistane do schránky, nikoliv když si ji přečtete. Podle tohoto principu tzv. fikce doručení je dokument považován za doručený do 10 dnů od momentu, kdy se ve vaší schránce objevil. To může být obzvlášť důležité v případech, kdy vám úřad nebo například soud zašle výzvu či rozhodnutí s časově omezenou lhůtou pro odpověď. Pokud tedy své datové schránce nevěnujete pravidelnou pozornost a nemáte správně nastavená upozornění, může se stát, že zmeškáte důležité termíny a budete čelit nepříjemným následkům. 

Pokud chcete zajistit, že vám žádná zpráva neunikne, můžete si nastavit e-mailové notifikace na adresu, kterou aktivně používáte a kontrolujete. Na osobní e-mail vám tak dorazí zpráva o tom, že máte v datové schránce novou poštu. V nastavení datové schránky je možné toto upozornění snadno aktivovat, a to pro každou příchozí zprávu. Pro podrobnější informace a přizpůsobení notifikací se stačí přihlásit do datové schránky a přejít do sekce Nastavení > Notifikace.

Jak vám Octopus může pomoci se správou datové schránky?

Pokud nemáte na správu své datové schránky kapacitu, v Octopusu vás rádi této povinnosti zbavíme. Ať už jste OSVČ nebo právnická osoba, o správu datové schránky se vám umíme postarat. Doručené zprávy budeme aktivně sledovat a zpracovávat tak, aby vám neuniklo nic důležitého. Postaráme se také o to, aby byly všechny důležité dokumenty řádně zaevidovány a zodpovězeny.

Nastavíme vám notifikace, postaráme se o správu přijatých zpráv a zajistíme, že se vaše podnikání nezastaví kvůli zmeškané komunikaci. Neváhejte nás kontaktovat a společně vymyslíme, jak vám můžeme práci s datovkou ulehčit.